1. Définitions

2. Description générale de la Société
2.01 La nature de la Société
2.02 L’origine de la Société
2.03 Les objectifs de la Société
2.04 Le siège social de la Société

3. Les membres de la Société
3.01 L’adhésion
3.02 Les catégories de membres

4. Les assemblées des membres
4.01 Les catégories d’assemblées
4.02 L’avis de convocation
4.03 Le fonctionnement des assemblées des membres

5. Le conseil d’administration
5.01 Les pouvoirs et responsabilités des administrateurs
5.02 La composition du conseil d’administration
5.03 L’élection des administrateurs
5.04 La durée du mandat des administrateurs
5.//05 Les assemblées du conseil d’administration

6. Les officiers
6.01 Les relations des officiers avec le conseil d’administration
6.02 Les pouvoirs et fonctions des officiers

7. L’exécutif
7.01 Nomination et destitution
7.02 Vacances
7.03 Assemblées
7.04 Quorum
7.05 Pouvoirs



1. Définitions

À moins d’une disposition expresse du contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, les définitions suivantes s’appliquent dans les présents règlements.

a. « Acte constitutif » désigne la mémoire des conventions, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires de la Société, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la Loi et les avis de l'article 32.

b. « Loi » désigne:
la Loi sur les compagnies, L.R.Q. 1977, c. C-38, telle qu'amendée par:
la Loi modifiant la Loi des compagnies et d'autres dispositions législatives, L.Q. 1979, c. 31,
la Loi sur les déclarations des compagnies et sociétés, L.Q. 1980, c.28
la Loi sur l'inspecteur général des institutions financières et modifiant diverses dispositions législatives, L.Q. 1982, c.52
et par tout amendement subséquent.

c. « Majorité simple » désigne cinquante pour cent plus une des voix exprimées à une assemblée.

d. « Administrateur » désigne un membre du conseil d'administration

e. « Officier » désigne le président de la Société, le vice-président, le directeur général, le secrétaire et le trésorier.

2. Description générale de la Société

2.01 La nature de la Société
La Société est une association autonome, sans but lucratif, incorporée au Québec, selon la 3e partie de la Loi des compagnies. (Cf. Lettres patentes, 1975)
Un Protocole additionnel aux statuts et règlements, définit les relations juridiques entre la Société et la Conférence des évêques catholiques du Canada (CÉCC). La CÉCC y reconnaît la Société comme «office catholique des communications sociales pour le Canada français ».

2.02 L’origine de la Société
La Société a été créée en 1975 pour prendre la suite d’un organisme de l’épiscopat catholique canadien fondé en 1957 et ayant porté les noms de Centre catholique national du cinéma, de la radio et de la télévision (1957-1961), d’Office catholique national des techniques de diffusion (1961-1967) et d’Office des communications sociales (1967-1975).

2.03 Les objectifs de la Société
Par ses activités et services, la Société fait la promotion, dans le monde des communications et des médias, de la qualité, du sens critique et des valeurs éthiques et spirituelles, dans une perspective chrétienne.

2.04 Le siège social
Le siège social de la Société est situé au Québec.

3. Les membres de la Société

3.01 L’adhésion

a. Les modalités d’adhésion
Les personnes et organismes qui endossent les objectifs de l’OCS peuvent devenir membres en se conformant aux conditions d’adhésion fixées par le conseil d’administration.

b. La cotisation annuelle
Les administrateurs fixent la cotisation annuelle des membres, laquelle est exigible avant l’assemblée générale annuelle.

c. La démission d’un membre
Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis au secrétaire de la Société.

d. La suspension et l’expulsion d’un membre
Le conseil d’administration peut suspendre ou expulser tout membre qui néglige de payer sa cotisation annuelle ou ne respecte pas les règlements de la Société ou agit contrairement aux intérêts de la Société.


3.02 Les catégories de membres

a. Les membres réguliers (avec droit de vote)
Catégorie 1: membres institutionnels,
comprenant notamment les diocèses catholiques
du Canada français

Catégorie 2: membres individuels

b. Les membres associés (sans droit de vote)

c. Les membres honoraires (sans droit de vote)
Les membres honoraires sont des personnes choisies par le conseil d’administration en raison de leur contribution à l’oeuvre de l’OCS. Ils ne peuvent pas être élus au conseil d’administration.


4. Les assemblées des membres

4.01 Les catégories d’assemblées

a. L’assemblée annuelle
L'assemblée annuelle des membres réguliers de la Société a lieu au siège social de la Société ou à tout autre endroit au Québec, à la date et à l’heure que déterminent les administrateurs.
Cette assemblée se tient aux fins de prendre connaissance du rapport du président, d'adopter les états financiers, d'élire les administrateurs, de nommer l'expert-compable, et de décider de toute autre affaire dont l'assemblée des membres peut être légalement saisie.

b. Les assemblées spéciales convoquées par les administrateurs
Une assemblée spéciale des membres réguliers peut être convoquée par une majorité simple des administrateurs ou par le président soit au siège social de la Société, soit en tout autre endroit que déterminent les administrateurs ou le président.

c. Les assemblées spéciales convoquées à la demande de membres
Une assemblée spéciale des membres doit être convoquée si dix membres réguliers en font la requête par écrit. Cette requête doit indiquer en termes généraux l’objet de cette assemblée spéciale requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de la Société.
Sur réception d'une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l'assemblée conformément aux règlements de la Société. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer telle assemblée ou celle-ci peut être convoquée par les membres réguliers eux-mêmes, conformément à la Loi.


4.02 L’avis de convocation

a. L’expédition de l’avis de convocation
L’avis de convocation de chaque assemblée annuelle et de chaque assemblée spéciale des membres doit être expédié aux membres réguliers ayant droit d’assister à l'assemblée.
Cette convocation se fait au moyen d'un avis écrit transmis par courriel à l'adresse électronique des membres, telle qu'elle apparaît aux livres de la Société, au moins dix jours juridiques avant la date fixée pour l'assemblée.
Si l'adresse électronique de quelque membre n'apparaît pas aux livres de la Société, l'avis peut être transmis par la poste à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, il est plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais.B>

b. Le contenu de l'avis de convocation
Tout avis de convocation à une assemblée des membres réguliers doit mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée.
Dans le cas d’une assemblée annuelle, l'avis de convocation ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l'assemblée à moins que l'assemblée ne soit convoquée pour ratifier ou modifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant être soumise à une assemblée spéciale.
Dans le cas d’une assemblée spéciale, l'avis de convocation doit mentionner en termes généraux les objets de l'assemblée.

c. Irrégularités involontaires dans la convocation
Les irrégularités involontaires affectant l'avis de convocation ou son expédition, l’omission involontaire de donner un tel avis ou le fait que, par inadvertance ou par accident, un tel avis ne parvienne pas à un membre n’affectent en rien la validité d'une assemblée des membres.


4.03 Le fonctionnement des assemblées des membres

a. Le président d’assemblée
Le président de la Société ou le vice-président préside aux assemblées des membres. À défaut du président et du vice-président, les membres présents peuvent choisir parmi eux un président d'assemblée.
Le président de toute assemblée des membres peut voter en tant que membre et en l’absence de disposition à ce sujet dans la Loi ou l’acte constitutif, il a droit à un vote prépondérant en cas d’égalité des voix en plus du vote auquel il a droit à titre de membre de la Société.

b. Le quorum
Le quorum est constitué par dix membres en règle présents ou représentés.

c. Le droit de vote
À toute assemblée des membres, seuls les membres en règle et ayant acquitté leur cotisation annuelle auront droit de vote.
Chaque organisme qui est membre régulier a droit à deux représentants ayant chacun le droit de vote.

d. La procédure de vote
Toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin secret ne soit demandé par le président ou par l’assemblée.
Le vote par procuration est permis aux assemblées des membres.
Le président de toute assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu’elles soient ou non des officiers ou des membres de la Société, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée des membres.

5. Le conseil d’administration

5.01 Les pouvoirs et responsabilités des administrateurs
a. Principe
Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de la Société sauf ceux qui sont réservés expressément par la Loi aux membres.

b. Dépenses
Les administrateurs autorisent les dépenses visant à réaliser et à promouvoir les objectifs de la Société. Le directeur général gère les dépenses ainsi votées, y compris celles permettant d’embaucher des employés et de leur verser une rémunération.

c. Rémunération
Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l’exercice de leurs fonctions.



d. Indemnisation
La Société peut indemniser ses administrateurs, présents ou passés, ou toute autre personne autorisée par le conseil à agir au nom de la Société, de tous frais et dépenses, de quelque nature que ce soit, encourus en raison d'une poursuite civile, criminelle ou administrative. Aux fins d’acquittement de ces sommes, la Société peut souscrire à une assurance.

f. Conflit d’intérêts ou de devoirs
Tout administrateur ou officier qui se livre à des opérations de contrepartie avec la Société et à titre de représentant de cette dernière ou qui est directement ou indirectement intéressé dans un contrat avec la Société doit divulguer son intérêt au conseil d'administration et, s’il est présent au moment où celui-ci prend une décision sur le contrat, s’abstenir de voter sur ce contrat.


5.02 La composition du conseil d’administration

a. Nombre d’administrateurs
La Société est administrée par un conseil composé d’un minimum de onze administrateurs et d’un maximum de treize.
Les administrateurs composant le conseil sont:
- le président
- huit administrateurs représentant les membres
- et de deux à quatre administrateurs cooptés.

b. Les administrateurs représentant les membres
Ces huit administrateurs représentent les deux catégories de membres réguliers selon la répartition suivante:

pour la catégorie 1: 5 membres, dont 3 membres représentant les diocèses
pour la catégorie 2: 3 membres



5.03 L’élection des administrateurs

a. Cens d’éligibilité
Seuls peuvent être administrateurs les membres réguliers de la Société. Dans le cas d’organismes, ce sont leurs représentants ayant droit de vote qui sont éligibles.

b. L’élection du président
Le président est élu par les membres réunis en assemblée générale. Chaque membre régulier peut proposer un autre membre régulier pour la présidence. Il doit le faire au plus tard au début de l’assemblée générale.
L'assemblée générale procède à l'élection à la présidence par un vote pris à main levée ou, si la demande en est faite, par un vote secret. Un président d'élection est élu par l'assemblée de même que deux scrutateurs


c. L’élection des huit administrateurs représentant les membres
Chaque catégorie de membres réguliers procède, pendant l'assemblée générale, à la mise en nomination de candidats pour les postes à combler.
L’'assemblée générale procède ensuite à l'élection des administrateurs, selon le nombre de postes à combler pour chaque catégorie, par un vote au scrutin secret.
Si le nombre de candidats correspond au nombre de postes à combler pour l'une ou l'autre des catégories, l'assemblée peut procéder à l'élection de ces administrateurs par un vote à main levée.

d. Le choix des administrateurs cooptés
En plus des administrateurs élus par l’assemblée générale, le conseil d’administration choisit au moins deux et au plus quatre administrateurs. S’ils ne sont pas membres de la Société, ils doivent le devenir.



5.04 La durée du mandat des administrateurs
a. L’entrée en fonction
Les administrateurs entrent en fonction au moment de leur élection par l’assemblée générale ou, dans le cas des administrateurs cooptés, au moment où ils acceptent d’être nommés à cette fonction.

b. La fin du mandat
Le mandat des administrateurs, y compris celui du président, est de deux ans. Il se termine normalement à la deuxième assemblée générale annuelle suivant leur élection ou leur nomination.
Le mandat d’un administrateur prend fin s’il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.

c. Le renouvellement du mandat
L’assemblée générale peut réélire le président et les administrateurs dont le mandat est terminé. De même, le conseil d’administration peut renouveler le mandat des administrateurs cooptés.

d. La démission d’un administrateur
Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir une lettre de démission au siège social de la Société. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par l’administrateur démissionnaire.

e. La destitution d’un administrateur
À moins de disposition contraire de l’acte constitutif, tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme, par les membres ayant le droit de l’élire réunis en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, au moyen d’une résolution adoptée à la majorité simple.
L’administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l'assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.


f. Le remplacement d’un administrateur
Tout administrateur dont la charge est devenue vacante peut être remplacé par le conseil d'administration au moyen d'une simple résolution. L’administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.



5.05 Les assemblées du conseil d'administration
a. La convocation des assemblées
Le président, tout vice-président, le secrétaire ou deux administrateurs peuvent convoquer une assemblée du conseil d'administration.
Ces assemblées peuvent être convoquées au moyen d'un avis envoyé à la dernière adresse connue des administrateurs. Si l’adresse d'un administrateur n’apparaît pas aux livres de la Société, cet avis de convocation peut être envoyé à l’adresse où, au jugement de l’expéditeur, l’avis est le plus susceptible de parvenir à l’administrateur dans les meilleurs délais.
L’avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de l’assemblée et parvenir au moins cinq (5) jours juridiques avant la date fixée pour cette assemblée.

b. Le lieu des assemblées
Les assemblées du conseil d'administration se tiennent au siège social de la Société ou à tout autre endroit que fixent les administrateurs, ou encore par téléconférence.

c. La renonciation à l’avis de convocation
Un administrateur peut renoncer à l’avis de convocation d'une assemblée du conseil d'administration. Une telle renonciation peut être valablement donnée soit avant, soit pendant, soit après l'assemblée en cause. La présence d’un administrateur à l'assemblée équivaut à une telle renonciation, sauf s'il y assiste spécialement pour s’opposer à la tenue de l'assemblée en invoquant entre autres l’irrégularité de sa convocation.

d. Le quorum
Les administrateurs déterminent par résolution le quorum des assemblées du conseil d'administration mais le quorum ne doit jamais être inférieur à cinq administrateurs. Le quorum d’administrateurs ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de l'assemblée.

e. Le vote aux assemblées du conseil
Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au conseil doivent être décidées à la majorité simple.
Le vote est pris à main levée à moins que le président de l’assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin secret; en ce cas, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin.
Le président possède une voix prépondérante au cas de partage des voix.

f. L’ajournement
Le président de l'assemblée peut, avec le consentement des administrateurs présents à une assemblée du conseil, ajourner toute assemblée des administrateurs à une date et dans un lieu qu’il détermine, sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs.
Lors de la reprise de l'assemblée, le conseil d'administration peut valablement délibérer conformément aux modalités prévues lors de l’ajournement, pourvu qu'il y ait quorum. Les administrateurs constituant le quorum lors de l'assemblée initiale ne sont pas nécessairement les mêmes qui constituent le quorum lors de la reprise de cette assemblée. S'il n’y a pas quorum à la reprise de l'assemblée, celle-ci est réputée avoir pris fin à l'assemblée précédente où l’ajournement fut décrété.

g. Les résolutions tenant lieu d’assemblée
Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habilités à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

6. Les officiers de la Société

6.01 Les relations des officiers avec le conseil d’administration
a. La délégation de pouvoirs par le conseil d’administration
Sous réserve de l’acte constitutif, les administrateurs déterminent les pouvoirs des officiers de la Société. Les administrateurs peuvent déléguer tous leurs pouvoirs aux officiers sauf ceux qu'ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l’approbation des membres de la Société. Les officiers ont aussi les pouvoirs qui découlent de la Loi de leurs fonctions.
En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, le conseil peut déléguer, à titre exceptionnel et pour le temps qu'il détermine, les pouvoirs d'un officier à tout autre officier.

b. La nomination des vice-présidents, du secrétaire et du trésorier
Immédiatement après l’assemblée générale annuelle des membres et sans qu'un avis de convocation ne soit requis, les administrateurs nouvellement élus et les autres formant quorum tiennent une assemblée aux fins de nommer le (ou les) vice-président(s), le secrétaire et le trésorier, lesquels sont choisis parmi les administrateurs.
Ils peuvent aussi nommer un ou plusieurs adjoints au secrétaire et au trésorier, ou encore créer d’autres postes et y nommer d’autres officiers.
Le mandat des vice-présidents, du secrétaire et du trésorier se termine normalement à l’assemblée générale annuelle suivant leur nomination.

c. Démission et destitution
Tout officier peut démissionner en faisant parvenir une lettre de démission au siège social de la Société, par la poste, par messager ou par télécopieur. Les administrateurs peuvent destituer tout officier de la Société et peuvent procéder à l’élection ou à la nomination de son remplaçant. La destitution d'un officier n’a cependant lieu que sous réserve de tout contrat d’emploi existant entre ce dernier et la Société.



6.02 Les pouvoirs et fonctions des officiers
a. Le président
Le président de la Société en est le principal officier et, sous contrôle des administrateurs, il veille aux activités de la Société. Il préside à toutes les assemblées du conseil d'administration ainsi qu’aux assemblées générales. Il exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent.

b. Les vice-présidents
Les vice-présidents exercent les pouvoirs et fonctions que peuvent de temps à autre prescrire les administrateurs ou le président. En cas d’absence, d’incapacité, de refus ou de négligence d’agir du président, l’un des vice-présidents, par ordre d’ancienneté, peut exercer les pouvoirs et les fonctions du président tels qu’établis par les règlements.

c. Le trésorier
Le trésorier a la charge générale des fonds et des livres de comptabilité de la Société. Ses fonctions peuvent être déléguées par le conseil d’administration à des adjoints au trésorier.

d. Le secrétaire
Le secrétaire a la garde des documents, des registres et du sceau de la Société. Ses fonctions peuvent être déléguées par le conseil d’administration à des adjoints au secrétaire.

e. Le directeur général
Le directeur général est l’officier exécutif de la Société.
Il est responsable des activités et services de la Société, de ses relations avec d’autres organismes — notamment les instances de l’Église catholique — et de ses relations publiques, ainsi que de la gestion du personnel et des ressources.
Il participe ex officio à toutes les réunions du conseil d’administration, sans droit de vote, ainsi qu’aux réunions des comités du conseil. Il fait rapport annuellement à l’assemblée générale des membres et relève du président.
Le directeur général est nommé par le conseil d’administration. Ses conditions d’engagement, y compris la durée de son mandat, sont précisées dans un contrat renouvelable.

7. Le comité exécutif

7.01 Nomination et destitution
Le Conseil d’administration peut choisir un comité exécutif composé d'au moins trois (3) membres et d'au plus cinq (5) membres. Ces derniers font partie de ce comité tant qu’ils demeurent administrateurs. Le président et le directeur général font partie “ex officio” du Comité exécutif. Les administrateurs peuvent destituer, avec ou sans motif, tout membre du comité exécutif.

7.02 Vacances
Le Conseil d’administration peut, en choisissant parmi ses membres, combler toute vacance survenant au sein du comité exécutif pour quelque raison que ce soit.


7.03 Assemblées
Le président ou tout autre personne nommée par le Conseil d’administration peut convoquer les assemblées du comité exécutif en suivant la procédure établie pour la convocation des assemblées du Conseil d’administration. Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de la Société ou, à défaut, par un président que les membres présents choisissent parmi eux. Le secrétaire de la Société agit également comme secrétaire du comité exécutif, à moins que le comité exécutif n’en décide autrement.
Les résolutions écrites signées par tous les membres du comité exécutif ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours d’une assemblée du comité. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du comité exécutif.


7.04 Quorum
Le quorum des assemblées du comité exécutif est établi à la majorité des membres du comité.


7.05 Pouvoirs
Le comité exécutif possède tous les pouvoirs du Conseil d’administration sauf ceux qui, en vertu de sa Loi, doivent être exercés par les administrateurs, ceux qui requièrent l’approbation des membres ainsi que tous les pouvoirs que les administrateurs peuvent se réserver expressément par règlement. Le comité exécutif doit rendre compte de ses activités à chaque assemblée du Conseil d’administration et les administrateurs peuvent modifier, confirmer ou infirmer les décisions prises par le comité exécutif, sous réserve toutefois des droits des tiers et des membres de bonne foi.